4/4(日)に当会の会員情報管理システム(Member Information Management System)(マイムス)の正式運用を開始しました。
当システムは、これまで目的別、担当別にいくつも存在した会員名簿(Excel,WORD)をデータベース化により一元化して、次の改善を実現するものです。
＜改善点＞
1. 新規会員登録、既存会員の情報変更、退会、等のメンテナンス作業の重複廃止による担当者の負荷軽減
2. メンテナンス漏れによる名簿間の不整合の発生を解消
3. 複数担当者による各リモート拠点(自宅)での会員情報メンテナンスの実現
改善点の裏返しは、これまでの問題点です。
例えば1,2番について。
これまでの担当者は、会員情報に変化があった場合、複数のリストへ同じ変更を加えなければなりませんでした。
これは大変な労力でした。
結果、リスト間に不整合が発生しても、人間がやることなので止むを得ない状況でした。
しかし、例えば、宛名シール印刷データと送付先の会員データ間に不整合があり、それによって会報発送時にその差異調査の為、最大往復4時間も掛けて遠方から集まった幹事達の貴重な休日のプライベート時間を無駄に費やさなければならず、これはなんとかしなければ誰もハッピーにならないと思ったのが開発の発端でした。
本システムは、2018年に開発スタートし、途中１年間は私の個人的理由により開発を中断させていただき、その後再開して2019年2020年と2廻りの実務を通して機能検証し、この度正式に運用開始となりました。
＜主な機能＞
・会員情報管理 (新規登録、情報変更(引越し等の住所変更など)、退会)
・宛名シール印刷 (会報発送、各種案内発送用の大小2種類)
・払込取扱票の印刷 (年会費等の振込用)
・Excelへの会員情報エクスポート (常に最新の会員情報を元にして、いろいろな目的へ加工利用)
・年会費等納入実績のインポート (毎年発生する数百名の納入情報を一瞬でシステムへ登録)
ダッシュボード画面
会員詳細情報画面
＜インフラ環境＞
データベースはFileMaker Proを使用しています。
一番の理由は、開発担当の私がMac、会員情報メンテ担当者がWindos PCの為、どちらのOSでも動くデータベースが必要だったからです。
もちろん、データベースとしての機能/性能/使い易いユーザーインターフェース、そして導入実績などは他のパソコン用データベースソフトと比較しても勝るとも劣ることはありません。
二番目の理由は、基本的にプログラミング不要であること。
私は仕事でソフトウェア開発をしたことが無いので、プログラミング言語で一から開発することは不可能でした。
但し、出来れば、リレーショナルデータベースの考え方、仕組みは知って置いた方が良いと思います。
尚、このふるさと会のホームページもプログラミング不要、かつ無料のツールであるWordPressで作成しました。
上記改善点の3番目は運用の仕組みで実現しています。
クラウドサーバーのgoogle driveやgoogleカレンダーを共有する運用ルールを作って、複数担当者による作業環境を実現しています。
また、google driveを活用することにより、担当者の個人PCがトラブルで万一立ち上がらなくなった場合のデータ保証も兼ねています。
私のような高齢幹事の作業負担を軽減すると共に、今後若い新幹事がこの担当を敬遠することの無いようにしていきたいと思います。
システムに興味がある若い方は是非一緒にやりましょう！
加入お待ちしてます！！
幹事 情報システム担当 兼 会計担当 兼 会報委員 白木 仁
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